Los 5 principales indicadores (KPI’s) para el mantenimiento de instalaciones

Tal y como vimos en el artículo el plan de mantenimiento de instalaciones y los 7 pasos para crearlo, para asegurar que el plan de funcionamiento está dando los resultados esperados, debemos analizar los principales indicadores de rendimiento (KPI’s) definidos. La pregunta a hacernos aquí entonces es: ¿Qué KPI’s me conviene considerar en mi plan de mantenimiento de instalaciones y equipos?

En realidad no hay una respuesta única a esta pregunta. Los indicadores de mantenimiento que debamos considerar dependerán siempre en definitiva del tipo de instalación y maquinaria, de los objetivos que estos deban cumplir, etc. 

Sin embargo, existen unos indicadores de mantenimiento principales muy comunes que puede convenir que consideres en tu plan de mantenimiento si aún no lo haces:

Indicadores de matenimiento

KPI 1. Relación mantenimiento correctivo versus preventivo

Este KPI consiste en poder ver la cantidad de trabajo de mantenimiento preventivo realizado en relación con la cantidad de trabajo correctivo realizado.

Esta métrica la obtendremos de la siguiente manera: cantidad de horas en tareas correctivas / cantidad de horas en tareas preventivas.

Inicialmente, la meta a conseguir es 0,5. En otras palabras, que por cada horas de trabajo correctivo, se hayan realizado 2 horas de trabajo preventivo.

Obtener este indicador de mantenimiento o KPI tiene un grado de dificultad bajo. En algunos casos, la única dificultad radica en que no siempre es fácil trazar una línea entre las tareas preventivas las correctivas. Para solucionarlo, podemos generar un buen manual que ayude a resolver las dudas al respecto.

KPI 2. Tiempo de inactividad/mes

Con este indicador de mantenimiento recogeremos el tiempo de parada de la instalación o maquinaria al mes. Se mide en horas y la métrica para calcularlo es simplemente la suma de las horas de inactividad de la instalación o equipo.

La meta o valor recomendable sería que el valor de este KPI no exceda al 10%. De todas maneras, sería ideal si pudiera ser del 1% o menos.

KPI 3. Tareas de mantenimiento preventivo completadas cumpliendo la fecha

Este KPI consiste en el porcentaje de cantidad de tareas preventivas completadas en término. Con este KPI podemos controlar si las tareas de prevención se están realizando y completando en los tiempos que hemos planificado.

La métrica para calcularlo es:

(Cantidad de tareas preventivas completadas en término/cantidad total de tareas preventivas planificadas) * 100

Una meta o valor recomendable para este indicador de mantenimiento es que el resultado fuera superior al 85%.

Al igual que en otro tipos de indicadores de mantenimiento, obtener este KPI es bastante sencillo porque sólo requiere llevar un registro actualizado y detallado de las tareas de mantenimiento que realizamos, así como un informe de los tiempos de ejecución. El GMAO que utilicemos debería poder permitirnos la creación del registro de esta información fácilmente.

KPI 4. Tiempo de respuesta del departamento de mantenimiento

Por qué este KPI es importante para tu empresa

Los indicadores de mantenimiento relacionados con el mantenimiento preventivo pueden parecer más crítico dada la importancia de este tipo de mantenimiento para asegurar la disponibilidad de la maquinaria y alargar su vida útil. Sin embargo, si dispones de un equipo de mantenimiento para tus instalaciones y equipos de trabajo y hay una avería, te será sumamente importante poder determinar si la respuesta por parte del equipo de mantenimiento es suficientemente rápida.

En el caso de que seas una empresa de mantenimiento, tu rapidez de respuesta en caso de una avería en las instalaciones o maquinaria de un cliente también es crítica. Puede ser un valor diferencial clave para ti respecto a tu competencia, así como la clave para mantener un buen servicio y elevada satisfacción de tus clientes.

Así pues, en nuestro plan de mantenimiento no puede faltar el KPI que nos permita monitorizar la celeridad de respuesta en el mantenimiento correctivo.

Cómo determinar y medir la velocidad de respuesta ante fallo o avería

Para diseñar este indicador debemos considerar los recursos con los que cuenta el departamento de mantenimiento o nuestra empresa de mantenimiento, y el tipo de incidente reportado. Es necesario, pues, que el informe disponga de detalles específicos.

El análisis de este KPI nos permitirá, es decir, el valor obtenido, nos permitirá determinar si estamos ofreciendo la velocidad de respuesta deseada para así poder desarrollar procesos de atención en caso de avería que sean rápidos y eficientes por parte del equipo de mantenimiento. De esta manera, minimizaremos los tiempos de espera y parada de maquinaria.

Para medirlo mediremos desde la hora en que se informa o se da de alta la solicitud de mantenimiento hasta la hora en que nuestros equipo comenzaron las tareas de mantenimiento correctivo para solucionar la avería o fallo.

Determinar qué valor debería tener este indicador variará notablemente según la industria. Por ejemplo, el valor deseado para este KPI en instalaciones de industrias que trabajan con químicos o sustancias peligrosas puede puede ser mayor que en otro tipo de industrias. De todas maneras, como valor estándar se pueden considerar las 5 horas.

La dificultad de obtención de este KPI suele ser baja. Una manera muy recomendable de conseguirlo es disponiendo de un software automatizado para registrar los eventos de aviso y solución y que permita generar y disponer de un histórico con facilidad.

KPI 5. Cantidad de incidentes resueltos por primer nivel de planta

Este KPI recoge en forma de porcentaje el número de incidentes o averías que se reportan y que finalmente son reportados de manera inmediata por el mismo personal de Primer Nivel de Planta.

Para medirlo utilizaremos la métrica: (Número de clientes reportados y resueltos por personal de Pirmer Nivel de Planta / Número total de averías y fallos reportado) * 100

Es conveniente que la meta a conseguir para este KPI sea un porcentaje superior al 25%.

La dificultad para poder conseguir este valor dependerá de si nuestro GMAO permite registrar este valor de forma fácil o automática. En los casos en que este valor se registra con sistemas manuales, sin sistematizar, suele ser más costoso conseguirlo y que sea fidedigno.

KPI 6: Costes presupuestados versus costes reales

Como todo en esta vida, una cosa es lo que uno planifica y otra lo que realmente obtiene. Así pues, en el plan de mantenimiento habremos definido el presupuesto para el mantenimiento y determinado cómo se distribuye dicho presupuesto. Con este KPI podremos confirmar si estamos cumpliendo con dicho presupuesto. Éste puede estar definido de forma anual o trimestral.

Si se sobrepasa el presupuesto con demasiada frecuencia deberemos analizar las razones para poder encontrar la solución.

Para el cálculo de este KPI deberemos considerar los costes implicados en los mantenimientos: desde el coste en personal hasta el coste en material. El coste en material quiere decir que deberemos considerar tanto el número como el coste de las piezas requeridas para el matenimiento. Este parámetro nos permitirá también identificar si estamos pidiendo grandes y costosos pedidos durante las reparaciones, lo cual deberá considerarse cuando pidamos nuevos equipos y piezas para el stock.

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