Qué es un plan de mantenimiento de instalaciones y equipos, y 7 pasos para crearlo

Las averías en las instalaciones y equipos son inevitables, pero pueden reducirse o minimizarse con un plan de mantenimiento bien adaptado a las necesidades de las instalaciones y equipos de trabajo.

Uno de los principales motivos por el que es tan conveniente evitar las averías es por el elevado coste que suponen para la empresa.

Otro factor aún es más importante es que las averías pueden tener un coste humano crítico, ya que pueden provocar accidentes muy graves. Obviamente, también tenemos el coste económico. En este sentido, las averías son caras porque:

  • Pueden acortar la vida útil de las instalaciones o máquinas: Depende del daño provocado por la avería, la vida útil de la instalación o máquina puede verse grave mente afectada.
  • Implican costes de reparación: Reparar una avería es un coste extraordinario para la empresa porque implica un gasto en materiales, personal, servicios subcontratados, etc. Además, las reparaciones de emergencia ante una avería son mucho más caras que las acciones de mantenimiento que las podrían haber evitado.
  • Provocan pérdidas en producción: Los costes no deben considerarse sólo considerando los gastos que tiene la empresa para reparar la avería, sino que también debe considerarse el dinero que la empresa ha dejado de ganar debido a la parada en producción.

Por tanto, tener una estrategia preventiva en vez de reactiva para evitar lo máximo posible las averías en las instalaciones y máquinas será de vital importancia.

¿Qué es un plan de mantenimiento?

Un plan de mantenimiento consiste en un conjunto de acciones y tareas preventivas que se realizan en una instalación o equipos de trabajo.

La finalidad del plan de mantenimiento es garantizar el cumplimiento de los objetivos que se hayan fijado en cuanto a la disponibilidad, fiabilidad y coste de dichas instalaciones y equipos. De esta manera, el plan de mantenimiento aumenta al máximo la vida útil de la instalación y activos.

7 Pasos para elaborar el plan de mantenimiento

Paso 1: Define objetivos

Ninguna acción en la empresa, y en la vida en general, tiene sentido si no sabemos hacia dónde vamos y que queremos conseguir. La elaboración del plan de mantenimiento de instalaciones no iba a ser diferente.

Obviamente, los objetivos principales serán:

  1. Minimizar el número de paradas en producción y su duración.
  2. Reducir los costes de mantenimiento

Pero esta vaga definición no será útil. Necesitamos que sea measurable para poder analizar anualmente si el plan de mantenimiento está dando los resultados esperados.

Por eso, será mucho más apropiado fijar los objetivos de forma concreta. Por ejemplo: Reducir el downtime en un 25%; Incrementar la disponibilidad de los equipos en un 70%; etc.

Al realizar o al analizar el plan de mantenimiento anualmente, deberemos considerar qué falló en el plan de mantenimiento anterior (si existía) para que los objetivos que se establecieron en él no se cumplieran. No se trata pues de decidir simplemente qué queremos conseguir, sino también de poder analizar y determinar:

  • Cómo el equipo de operarios puede implementar el nuevo plan para conseguir los objetivos.
  • Qué sistemas, equipos, responsables y respuestas se han utilizado
  • En qué fechas se hicieron los últimos mantenimientos

Paso 2. Establece un presupuesto

Determina el presupuesto necesario para realizar el mantenimiento preventivo de las instalaciones y equipos de trabajo. Para ello, deberás considerar las indicaciones de los fabricantes, las fechas y periodicidad de revisión, etc.

Paso 3. Realiza un inventario de activos a incluir

Este es uno de los puntos que requieren más dedicación ya que requiere hacer el inventario de todos los activos (instalaciones y equipos de trabajo) existentes. Es conveniente que en el inventario se mapeen los activos divididos por familias de equipos.

Además, también es muy recomendable realizar este tercer paso directamente en tu GMAO para poder registrar las tareas que deben realizarse en cada mantenimiento.

Paso 4. Consulta los manuales de los fabricantes

Los manuales de los activos nos facilitarán la información necesaria para la realización de los mantenimientos predictivos. Deberemos introducir estas información en nuestro propio GMAO. Se trata de información como la fecha límite de revisión, el tiempo de vida útil esperado, tipos de lubricantes a utilizar, y medidas de seguridad a seguir.

Paso 5. Gestiona el personal y sus roles

Llegados a este punto ya tenemos claro los objetivos que queremos conseguir, el presupuesto, parte de las las acciones y tareas que deben realizarse (las indicadas por los fabricantes) así como los equipos e instalaciones sobre las que deben hacerse. El siguiente paso es definir quién lo va hacer.

Para hacerlo, se pueden determinar unos grupos y especialidades en los que se clasificarán a los técnicos.

En el GMAO se puede crear el registro de todos los operarios que participan en el mantenimiento, incluyendo su grupo, especialidades y responsabilidades.

Un mismo técnico puede tener diferentes especialidades y grupos. En ese caso, podrá realizar diferentes tipos de intervenciones.

Además, en el mismo registro de técnicos, deberíamos tener los costes por hora (hora normal y hora extra), coste de desplazamiento, etc. De esta manera podremos disponer del coste de cada intervención.

Para calcularlo, deberemos importar las horas de trabajo de cada operario en los partes de trabajo, imputando el coste de mano de obra según las horas realizadas y la tarifa del operario en cuestión.

Paso 6: Determina el tipo de mantenimiento y su planificación

Determinar qué intervenciones deben realizarse puede hacerse de dos maneras diferentes:

  1. En base a periodos de tiempo fijo: Se determinan unos períodos de tiempo y el conjunto de intervenciones a realizarse cuando se alcancen dichos periodos.
  2. En base a métricas e indicadores: En este caso las intervenciones de mantenimiento se realizan cuando se cumplen unas métricas preestablecidas. Un ejemplo de métrica para una máquina podría ser “horas de funcionamiento”.

    En este caso se debería disponer de un sistema que permita contar las horas de funcionamiento. Este sistema avisaría al servicio de mantenimiento de forma automática cuando el dispositivo las cumpliera.

Además de determinar el tipo de mantenimiento, deberemos planificarlo.

Para ello, deberemos considerar:

  • Con qué frecuencia deben realizarse los trabajos
  • Si se requiere la parada de las máquinas
  • Si es posible incluir inspecciones periódicas para comprobar que el funcionamiento de las máquinas es correcto.
  • Cómo y cuándo se realizará el análisis de los recursos utilizados a la práctica en los mantenimientos, así como la duración de los trabajos realizados.

Paso 7. Define el análisis del plan de mantenimiento: definción de KPI’s

No tiene sentido ir hacia delante si no sabemos hacia dónde queremos ir. Pero tampoco tiene sentido seguir avanzando si no sabemos si estamos en la ruta correcta.

Por eso, el primer paso para la creaciòn del plan de mantenimiento era definir hacia dónde vamos. Y por el mismo motivo, el último paso es poder analizar y confirmar si vamos hacia dónde nos proponíamos, así como detectar las derivas y sus motivos.

Aquí necesitaremos herramientas de Business Intelligence (BI) así como definir los indicadores clave de rendimiento (Key Performance Indicators o KPI’s).

Debemos determinar cuáles son los indicadores que mejor nos informan sobre la eficacia del plan de mantenimiento y las acciones de mantenimiento realizadas. Ello implicará no sólo definir qué datos vamos a utilizar para medir dichos KPI’s, sino también cómo vamos recopilar esos datos.

Respecto al tipo deKPI’s que deberemos incorporar en el plan de mantenimiento de instalaciones, encontraremos tres grupos bien diferenciados:

1. Indicadores relacionados con los activos

Nos referimos a los indicadores relacionados con la instalación o máquina sobre la que se realizarán las tareas de mantenimiento. El objetivo de estos indicadores es visualizar el estado, rendimiento o tratamiento que se le da a cada activo.

Algunos ejemplos:

  • Mid time before failure (MTBF): Indica la frecuencia de avería sobre un activo (tasa de fiabilidad). Se calcula como: Núm. de horas totales del periodo analizado/Núm. de averías
  • Mid time to repair (MTTR): Indica el tiempo medio necesario para corregir una avería sobre un activo (tasa de mantenibilidad). Se calcula como: Núm. de horas de parada por avería/Núm. de averías

2. Indicadores relacionados con la gestión de las Órdenes de trabajo

A priori puede parecer que las órdenes de trabajo son imposibles de gestionar. Suceden, llegan, se responden y cierran. Parece pues que no hay planificación ni gestión posible y tenemos que ir resolviéndolas como podamos.

Sin embargo, con este tipo de KPI’s podemos ver que aunque puede haber variaciones y desviaciones, también hay una parte que siguen un cierto patrón o predictividad.

Con este tipo de KPI’s buscamos poder disponer del análisis y conclusiones de los valores obtenidos para estos indicadores, para así realizar una planificación y ejecución del trabajo más efectiva.

La idea clave aquí es que si sabemos los valores medios que se están repitiendo ya podemos hacer una planificaicón para ellos, y así responder también mejor a las desviaciones.

Algunos ejemplos de KPI’s relacionados con la gestión de las órdenes de trabajo son:

  • Órdenes de trabajo realizadas durante el último mes
  • Órdenes de trabajo realizadas durante el último trimestre
  • Tiempo medio de realización de una orden de trabajo
  • Órdenes de trabajo pendientes de vencimiento de la última semana
  • Número de órdenes de trabajo de emergencia o con prioridad máxima: Este KPI es importante porque si su valor es bajo o nulo quiero decir que la planta, instalación o máquina es fiable. De lo contrario, el estado de dicho activo es malo.

3. Indicadores relacionados con el personal de mantenimiento industrial:

Nuestro plan de mantenimiento considera todos los recursos necesarios para realizar las tareas mantenimiento de las instalaciones y maquinaria. Por ello se incluye, obviamente, el equipo humano. 

Necesitamos por tanto que los KPI’s del plan de mantenimiento incluyan también KPI’s relacionados con el personal. De esta manera podremos también controlar este recurso y asegurar que lo estamos gestionando correctamente.

Con este tipo de KPI’s buscamos conocer el estado y disponibilidad de nuestros técnicos. Existen para ello dos tipos de indicadores de personal:

  • Indicadores de rendimiento: Son todos aquellos indicadores relacionados con el rendimiento de cada técnico u operario, como por ejemplo el número medio de órdenes de trabajo cerradas por técnico al día .
  • Indicadores de disponibilidad: Aquellos indicadores relacionados con la disponibilidad de los operarios. Por ejemplo, técnicos sin órdenes de trabajo asignados, técnicos con sobrecarga, etc.

En el artículo ENLACE podrás encontrar un listado de los principales indicadores en el sector de mantenimiento que pueden servirte como referencia y guía para los KPI’s de tu plan de mantenimiento.

Recuerda que el plan de mantenimiento es un documento vivo. Esto quiere decir que si después del análisis de los KPI’s se detecta que algunas acciones no están dando los resultado esperados, o que sería conveniente añadir nuevas, más recursos, etc., el plan de mantenimiento debe actualizarse correspondientemente y deben seguirse sus nuevas indicaciones a partir de ese momento.

Elabora tu plan de mantenimiento con TicTAP

Algunas empresas realizan el plan de mantenimiento de forma manual. Sin embargo, es mucho más conveniente utilizar un Software de Gestión del Mantenimiento (GMAO). Puedes utilizar para ello TicTAP, ya sea como GMAO completo o integrándolo en tu software actual para ampliar sus funcionalidades. 

Con TicTAP podrás crear los formularios de mantenimiento a medida e incluir en ellos los KPI’s que los operarios deben recoger. De esta manera, podrás crear informes y analizarlos en la plataforma web TicTAP.  

Así podrás minimizar el tiempo en recopilación de dato y disponer de mucho más tiempo para poder analizar la información. No tendrás que perder tiempo en digitalizar, ordenar y clasificar esta información.

Gracias al análisis que podrás realizar de los KPI’s con TicTAP, podrás detectar qué no está funcionando como esperabas y estudiar las mejores soluciones para evitar esas desviaciones. 

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