El manual de instrucciones es la información proporcionada por el fabricante para el usuario de la máquina. Éste forma parte del expediente técnico, y es también un elemento básico del suministro de cualquier máquina.
¿Para qué sirve?
Por un lado describen claramente el modelo de producto al que corresponden. Además de informar al usuario sobre el uso previsto y adecuado de la máquina, el manual también proporciona información crucial sobre las precauciones que se deben tomar durante su uso e instalación. Esto incluye detalles sobre los aspectos de seguridad, cómo mantener la seguridad de la máquina o del producto relacionado, y cómo garantizar que siga siendo apto para su propósito durante toda su vida útil.
¿Cómo se deben facilitar?
Las instrucciones pueden facilitarse en papel, o en formato digital. Las instrucciones de uso (así como la información sobre seguridad y el manual de montaje) estarán redactadas en una lengua o idioma que los usuarios puedan entender fácilmente, según determine el Estado miembro de que se trate, y serán claras, comprensibles y legibles.
Cuando se presenten en formato digital, el usuario podrá solicitar la copia en papel en el momento de la compra, y el fabricante facilitará gratuitamente las instrucciones de uso en papel en el plazo de un mes.
Cuando se ofrezcan en formato digital, el fabricante deberá:
- marcar en la máquina, en su embalaje o en un documento de acompañamiento, cómo acceder a las instrucciones digitales
- presentarlas en un formato que permita al usuario imprimir y descargar las instrucciones de uso y guardarlas en un dispositivo electrónico para que pueda acceder a ellas en todo momento.
- hacerlos accesibles en línea durante la vida útil prevista de la máquina o producto relacionado y durante al menos diez años después de la comercialización de la máquina o producto relacionado.
En el caso de máquinas destinadas a usuarios no profesionales o que puedan ser utilizados por usuarios no profesionales, aunque no estén destinados a ellos, el fabricante deberá proporcionar: en papel, la información de seguridad esencial para la puesta en servicio de la máquina o del producto relacionado y para su utilización segura.
¿Cómo debe ser redactado?
El contenido de las instrucciones de uso no sólo debe abarcar el uso previsto de la máquina o del producto relacionado, sino que también tendrá en cuenta cualquier casuística que pueda conducir al mal uso razonablemente previsible de la misma.
La redacción y el diseño de las instrucciones de uso de aquellas máquinas que puedan ser utilizados por operadores no profesionales, tendrán en cuenta el nivel de educación general y perspicacia que razonablemente puede esperarse de dichos operadores.
¿Qué hay que incluir?
El contenido de las instrucciones de uso es extenso y debe al menos lo siguiente información:
- el nombre comercial y la dirección completa del fabricante y, en su caso, de su representante autorizado;
- la designación de la máquina o del producto relacionado tal como figura en la máquina o en el propio producto relacionado, con excepción del número de serie
- la declaración de conformidad de la UE o el código al documento digital
- una descripción general de la máquina o del producto relacionado
- los planos, diagramas, descripciones y explicaciones necesarios para la utilización, el mantenimiento y la reparación de la máquina o del producto relacionado y para comprobar su correcto funcionamiento;
- una descripción del puesto(s) de trabajo que puedan ocupar los operadores;
- una descripción del uso previsto de la máquina o del producto relacionado;
- advertencias sobre cómo no debe utilizarse la máquina que la experiencia haya demostrado que pueden producirse
- instrucciones de montaje, instalación y conexión, incluidos planos, diagramas y medios de fijación, así como la designación del chasis o instalación en el que se va a montar la máquina o el producto relacionado;
- instrucciones de instalación y montaje para reducir el ruido o las vibraciones;
- instrucciones para la puesta en servicio y el uso de la máquina o del producto relacionado y, en caso necesario, instrucciones para la formación de los operadores
- información sobre los riesgos residuales que persisten a pesar de las medidas de diseño intrínsecamente seguras, las medidas de salvaguardia y las medidas de protección complementarias adoptadas;
- instrucciones sobre las medidas de protección, incluido, el equipo de protección individual que debe proporcionarse;
- las características de las herramientas que pueden instalarse en la máquina o en el producto relacionado;
- las condiciones en las que la máquina cumplen el requisito de estabilidad durante el uso, el transporte, el montaje, el desmontaje cuando están fuera de servicio, los ensayos o las averías previsibles
- instrucciones para garantizar que las operaciones de transporte, manipulación y almacenamiento puedan realizarse de forma segura. Estas incluirán la masa de la máquina y de sus diversas partes, cuando deban transportarse separado;
- método de funcionamiento en caso de accidente o avería; si es probable que se produzca un bloqueo, qué hacer para el desbloqueo seguro del equipo;
- descripción de las operaciones de ajuste y mantenimiento que debe realizar el usuario y las medidas de mantenimiento preventivo que deben observarse teniendo en cuenta el diseño y el uso de la máquina
- instrucciones destinadas a permitir que el ajuste y el mantenimiento se lleven a cabo de forma segura, incluidas las medidas de protección a aplicar.
- las especificaciones de las piezas de repuesto que deben utilizarse, cuando afecten a la salud y la seguridad de los operadores
- Información sobre las emisiones de ruido aéreo. Se pueden encontrar más detalles en la Directiva 2006/42/EC del Parlamento Europeo y del Consejo.
¿Qué beneficios ofrece?
Los manuales de instrucciones ofrecen beneficios tanto para usuarios como para fabricantes.
Para los usuarios:
- Guía clara y detallada: El manual proporciona instrucciones precisas sobre cómo utilizar el producto correctamente.
- Comprensión total del producto: El usuario puede comprender las funciones, características y posibles limitaciones del producto.
- Máximo provecho: El usuario puede aprovechar al máximo el producto y evitar errores costosos.
Para los fabricantes:
- Comunicación efectiva con los usuarios: El manual permite a los fabricantes transmitir información importante a los usuarios.
- Uso adecuado del producto: Se asegura que los usuarios utilicen el producto de acuerdo con las especificaciones y pautas.
- Minimización del riesgo de mal uso o daños: Se reduce la posibilidad de que el producto se use incorrectamente o se dañe.
- Mayor satisfacción del cliente: Los usuarios que comprenden y usan el producto correctamente estarán más satisfechos.
- Aumento de la confianza en la marca: La confianza en la marca se fortalece cuando los usuarios tienen una experiencia positiva con el producto.
El manual puede servir como una herramienta de marketing, destacando las ventajas competitivas del producto y demostrando su valor para los consumidores.
En resumen, el manual de instrucciones beneficia tanto a los usuarios como a los fabricantes al proporcionar una guía clara, mejorar la experiencia del usuario y fomentar relaciones sólidas entre el consumidor y la marca.